На карте
Человек, которого я консультировал по возможному применению ИИ в их работе, через три месяца рассказал о результатах.
Речь об американской компании, которая выполняет строительные проекты и занимается благоустройством. Сотрудники уже пользуются ИИ, а Microsoft 365 давно стал частью повседневной работы. За три месяца удалось сделать передачу данных между коллегами спокойнее. Для более серьёзного эксперимента требовался отдельный сайт в SharePoint. Его пообещали выделить, но спустя месяц после встречи с IT площадки всё ещё не было.
Когда мы говорим об ИИ в Америке, легко представить компании, которые его разрабатывают и продают. Здесь другой рабочий день: нужно собрать расчёт по проекту, объяснить менеджеру, откуда взялась цифра, и получить доступ к инструментам, которые у компании уже есть. Дальше я пересказываю опыт одного сотрудника. Имя и название компании опускаю.
ИИ уже пользуются. Каждый по-своему
Сотрудники понемногу осваивают ИИ. Кто-то пользуется Copilot, кто-то выбрал другой инструмент. Платить за подписки люди, по словам собеседника, обычно не хотят: бесплатного доступа им хватает. Из того, что удавалось наблюдать, ИИ помогал с расчётами и простыми задачами вроде записи дел в календарь.
Microsoft 365 в компании называют несущей частью конструкции. На нём держится повседневная работа, но данные в SharePoint дублируются, а то, что можно было бы связать и автоматизировать, живёт по отдельности. У каждого свой способ раскладывать документы. Попытка собрать их в одну систему быстро упирается в ограничения, которые устанавливает IT.
Идея была конкретная. Организовать документы и расчёты хотя бы в одном подразделении, выстроить порядок работы по проекту и посмотреть, где в нём пригодится ИИ. Для этого требовалось договориться о доступах и получить место для эксперимента.
К разговору с IT готовились как к экзамену
Начальник захотел присутствовать на встрече. Он рассчитывал, что с его участием разговор пойдёт быстрее и удастся договориться с IT о следующих шагах.
К встрече собеседник готовился всерьёз: заранее разобрал возможные вопросы, составил подробный сценарий разговора и держал его перед глазами. На английском, когда нужно быстро ответить и вспомнить точный термин, такая подготовка помогала не терять нить.
Из всего сценария пригодились, по воспоминаниям собеседника, от силы два вопроса. Начальник, как показалось сотруднику, за техническим разговором не успевал. Представитель IT понял, чего от него хотят, но часть вопросов отложил. Объяснил, что примерно знает, как это устроить, и сейчас занят.
На встрече прозвучало предложение выделить подразделению отдельный сайт в SharePoint. Если эксперимент удастся, его устройство можно будет взять за шаблон для других подразделений. К моменту нашего разговора после встречи прошёл месяц. Ни обещанного сайта, ни разрешений сотрудник не получил.
Компания строит парки. CRM помнит стрижку газонов
Когда компания была небольшой, она занималась уходом за территориями. Тогда программа, в которой можно запланировать стрижку газона или обработку деревьев, вполне подходила. Стоила недорого и решала задачу, ради которой её выбрали.
Затем бизнес вырос. Появились инвестиции, компания купила другие предприятия, открыла подразделения в разных городах и перешла к более крупным проектам. Теперь это строительство парков, дорог и систем водоотведения. За такими работами стоят расчёты, подготовка документации и получение разрешений. Ошибка в подготовке участка может обернуться затоплением. Чтобы взять такой проект и довести его до стройки, нужен штат специалистов.
Программа осталась прежней. Ею занимается отдельная команда, помимо тех, кто отвечает за Microsoft 365. Поставщик обещал постепенно добавлять функции для строительства и крупных проектов. По оценке собеседника, прошло около десяти лет, а многие нужные функции так и не появились. На обращения приходят письма с готовностью разобраться. В работе сотрудников мало что меняется.
Руководство привыкло к тому, что видит в системе: финальные цифры и маржу. Чтобы эти цифры туда попали, кто-то должен собрать данные, сверить документы и сделать расчёт. Почти вся эта работа происходит за пределами CRM. Кто-то пользуется ИИ, кто-то делает всё вручную. Результат заносят в программу, а материалы, из которых он получился, раскладывают по папкам в SharePoint.
«Откуда мы это взяли?»
Если открыть проект в CRM, можно увидеть итоговую цифру. Чтобы выяснить, откуда она взялась, кто её считал и где могла закрасться ошибка, приходится искать исходные документы. Единого стандарта, по которому собирают проект, нет. Структура папок и полнота материалов зависят от того, кто вёл работу.
Собеседник заметил, что в CRM есть небольшие поля для заметок, и начал записывать туда объяснения к своим расчётам. Менеджеры это оценили. Вместо очередного звонка с вопросом «Откуда мы это взяли?» они могли прочитать пояснение сами. Передавать работу стало спокойнее. Человеку, который её делал, больше не нужно было держать в голове каждую позицию на случай, если она кому-то понадобится.
Сотрудник хотел распространить тот же принцип на проект целиком и организовать папки и расчёты так, чтобы ход работы можно было восстановить. С этим за три месяца продвинуться оказалось гораздо труднее.
Даже описать, каким должен быть результат реорганизации, было непросто. Люди могли подробно рассказать, как устроена их часть работы. Общий ответ на вопрос, что должно получиться после изменения процесса, часто сводился к тому, что заказ нужно выполнить и получить за него деньги. Собеседник предположил, что с ИИ эти разговоры могли бы длиться часами. Подробностей много, а договориться, какой результат нужен, всё равно предстоит людям.
Почему старый порядок держится
Сверху CRM выглядит работоспособной. Цифры приходят, маржу видно, проекты продолжаются. Ручную работу, благодаря которой всё это сходится, лучше видят люди, которые ищут документы, перекладывают файлы и отвечают на вопросы по расчётам.
Собеседник объясняет устойчивость этого порядка в том числе личными связями. Руководители давно знакомы с представителями поставщиков. С командой CRM общаются и за пределами рабочих встреч, вместе играют в гольф. Как именно эти отношения влияют на решения о системах, мы не знаем.
На стройке доверие имеет практический смысл. Люди знают, с кем берутся за проект, у кого какие слабые стороны и на кого можно положиться, когда нужно срочно собраться и сделать работу. Кто-то много жалуется, зато в критический момент вытягивает свою часть. Эта репутация влияет на то, как оценивают будущие работы и готовят предложения. Цифры отчасти опираются на личное знание подрядчиков, проектировщиков и заказчиков. В таблице остаётся число, а основания для него часто остаются у людей в голове.
Даже появление конкурента, который быстрее готовит предложения с помощью ИИ, собеседник не считает гарантией перемен. Скорость важна для тех, кто собирает расчёты. При выборе исполнителя заказчик может по-прежнему полагаться на опыт совместной работы. По мнению собеседника, руководство может взяться за реорганизацию, если компания начнёт терять заказы.
Дать другому заработать
Собеседник добавил наблюдение о жизни в США. В кругу людей, с которыми доводилось общаться, умение всё сделать самостоятельно не всегда воспринималось как достоинство. Если у тебя есть деньги, чтобы вызвать мастера и повесить полку, прилично дать ему заработать. Он, в свою очередь, потратит эти деньги на чью-то работу.
Эту установку собеседник замечал неоднократно, иногда о ней говорили прямо. И связывает её с тем, как люди ведут себя в знакомых ему компаниях: оставляют друг другу своё поле работы и деликатно туда не лезут. В IT, где среди коллег было много приезжих, доводилось видеть другую привычку: самому браться за то, что можешь сделать. Это наблюдение из личного опыта. Оно помогает понять, почему предложение переделать чужой участок работы может восприниматься иначе, чем его видит человек, которому каждый день приходится вручную собирать расчёты.
Откуда может прийти удар
Больше всего собеседника тревожит конкретный сценарий. Если люди, которые раньше хорошо зарабатывали в IT, начнут терять работу и доходы, часть клиентов перестанет заказывать строительство и благоустройство. Тогда у компании станет меньше проектов и она начнёт сокращать сотрудников.
Пока это прогноз. Внутри компании, по рассказу сотрудника, даже подготовка к автоматизации идёт медленно. Исходники разбросаны, часть решений держится на личных договорённостях, для пробного проекта всё ещё нужно получить доступ. Изменения на рынке могут дойти до компании через её заказчиков раньше, чем она разберётся с собственными процессами.
Следующий шаг
Возьмите одну итоговую цифру из рабочего отчёта и попросите коллегу восстановить её по исходным документам. Посмотрите, на каком шаге понадобится звонить тому, кто делал расчёт. Пример того, как собрать материалы вокруг одной записи и передавать их дальше по общему порядку, есть в статье «Как я собрал автоматический контур консультаций из Notion, Яндекс 360 и Kinescope».
Если в вашей компании обсуждают ИИ, а расчёты приходится восстанавливать из писем и папок, на консультации можно разобрать один такой процесс и выбрать участок для пробы.
Если захотите обсудить, как это применить у себя или в команде — пишите в Telegram @pimenov
