Что такое Notion: руководство для новичка от первой страницы до ИИ-агентов

Notion позволяет собрать в одном рабочем пространстве документы, задачи, базы знаний и работу ИИ-агентов. Ниже вы разберётесь, для чего всё это нужно, и создадите свою первую базу задач с таблицей и доской.

Что такое Notion и для чего он нужен

В Notion можно вести личные записи, организовать работу над проектом или собрать рабочее пространство небольшой команды. В карточке проекта будут лежать описание, задачи, сроки, файлы и обсуждение. Люди смогут обновлять эту информацию вместе, а подключённый ИИ — находить нужные сведения и выполнять разрешённые действия.

Восприятие Notion как красивого блокнота показывает только часть его устройства. Страница с текстом действительно похожа на привычный документ. Но к страницам можно добавить общие поля, собрать их в базу и показывать одни и те же записи таблицей, доской или календарём. Дальше появляются формы для заявок, правила автоматизации и агенты, которые работают с этими данными.

Например, вы готовите мероприятие. На одной странице хранится программа. В базе задач видно, кто договаривается с площадкой и когда нужно утвердить афишу. Через форму участники оставляют заявки. ИИ помогает собрать из доступных материалов сводку подготовки. Каждый из этих элементов решает свою задачу, при этом они могут находиться в одном пространстве.

Для первого знакомства достаточно одного небольшого проекта. Программирование и подключение внешних сервисов не понадобятся.

Какие задачи можно решать в Notion

В Notion можно опубликовать страницу как сайт, например инструкцию или описание проекта. Публикация делает материал доступным внешней аудитории; это отдельное действие, которое не требуется для личной работы.

Начать можно с обычных страниц. База становится полезной, когда вы хотите увидеть все задачи одного проекта, отсортировать материалы по дате или выбрать клиентов, которым пора ответить.

Что проверить до регистрации

Понадобятся компьютер с браузером, электронная почта и доступ к сервису. Первый пример удобнее пройти на большом экране. Приложение устанавливать необязательно.

Основной пример со страницей, таблицей и доской можно пройти на бесплатном тарифе. ИИ и часть дополнительных функций имеют отдельные условия. На странице тарифов Free и Plus указаны с пробным доступом к ИИ, Business и Enterprise — с более широкими возможностями; для отдельных агентов применяются кредиты. Для Notion Agent также можно подключить личную подписку ChatGPT при выполнении условий по тарифу Notion — этот вариант разобран ниже. Перед оплатой проверьте состав плана и лимиты в своём аккаунте. Прохождение примера не требует покупки подписки.

Руководство сверено с официальной документацией 2026-11-07. Регистрация нового аккаунта и весь пользовательский сценарий в интерфейсе при подготовке материала не выполнялись. Названия кнопок приведены для английского интерфейса; их расположение может отличаться в вашей версии.

Пять понятий, которых достаточно для старта

Рабочее пространство (Workspace) содержит ваши страницы, базы и участников. Под одной учётной записью можно работать в разных пространствах, например личном и командном.

Страница (Page) похожа на документ. На ней можно написать текст, разместить изображения, добавить список дел или вложенную страницу.

Блок (Block) — отдельный элемент страницы: абзац, заголовок, изображение, список или другой тип содержимого. На пустой строке введите /, чтобы увидеть меню блоков. Например, /todo добавляет пункт с флажком. Эти действия описаны в руководстве по первой странице.

База данных (Database) объединяет записи с общими полями. В базе задач такими полями могут быть название, статус и срок. Каждая запись открывается как отдельная страница: внутри задачи можно хранить подробности и файлы.

Представление (View) задаёт, как показывать записи базы. Таблица удобна для заполнения полей, доска раскладывает карточки по этапам, календарь размещает их по датам. Переключение представления не создаёт копии записей. Изменение карточки в любом представлении меняет ту же запись базы. Это устройство подробно объясняется в справке по базам данных.

Регистрация и первая страница

1. Создайте учётную запись

Откройте страницу регистрации Notion. Выберите доступный способ входа: например, электронную почту или Google. Для входа по почте Notion поддерживает код подтверждения; другие варианты перечислены в официальной справке.

Завершите предложенные экраном шаги регистрации. Если используете почту, откройте письмо Notion и введите полученный код. После входа должен появиться экран начала работы или уже доступное вам рабочее пространство.

2. Выберите пространство для упражнения

Если вы создаёте личный аккаунт, пройдите начальную настройку и пока пропустите приглашение коллег. Если Notion предлагает присоединиться к пространству компании, для упражнения используйте своё личное пространство либо заранее согласованное учебное место.

В командном аккаунте проверьте, какое пространство выбрано в левой панели. Так учебные задачи не попадут в рабочую базу коллег. Управление пространствами описано в официальной инструкции.

3. Создайте страницу «Мой первый проект»

Нажмите значок создания страницы с карандашом в левой панели. Введите название «Мой первый проект» и выберите пустую страницу, если Notion предлагает варианты начала работы.

В командном пространстве создавайте упражнение в личном разделе (Private), если он доступен. Не размещайте его в общем разделе команды без необходимости.

Под названием напишите: «Цель: подготовить небольшое мероприятие». После нажатия Enter появится следующая строка. Это уже рабочий документ: вы можете продолжать писать обычный текст.

4. Добавьте небольшой список

На пустой строке введите /todo и выберите пункт с флажком. Напишите «Определить дату». Добавьте ещё два пункта: «Выбрать площадку» и «Подготовить программу».

Отметьте один пункт. Вы должны увидеть изменение флажка. У вас получилась страница с простым списком дел. Такой формат подходит для короткого перечня, которому не нужны отдельные сроки и статусы.

Первая база задач: от таблицы к доске

Теперь соберём вариант, в котором у каждой задачи есть свой срок, этап и подробное описание. Для примера используем официальный порядок создания базы.

1. Создайте новую базу

Снова нажмите значок новой страницы. Назовите её «Задачи первого проекта». Среди вариантов начала работы выберите таблицу (Table); если сначала предлагается база данных (Database), откройте этот вариант и создайте новую пустую базу в табличном виде.

Проверьте результат: у таблицы есть название представления, меню свойств и кнопка создания записи (New). Простая таблица из текстовых ячеек для этого упражнения не подходит: в ней нет страниц-записей и переключения представлений.

2. Добавьте три задачи

В первый столбец с названиями внесите отдельными строками:

• «Выбрать площадку»;
• «Подготовить программу»;
• «Отправить приглашения».

Для новой строки используйте New или строку добавления под последней записью. В таблице должны появиться три самостоятельные записи.

3. Добавьте поле «Статус»

Если свойство статуса уже есть, используйте его. Если нет, нажмите + справа от заголовков столбцов, выберите тип состояния (Status) и назовите свойство «Статус».

Для начала оставьте предложенные Notion варианты: обычно они соответствуют «Не начато» (Not started), «В работе» (In progress) и «Готово» (Done). В ячейке статуса у задачи «Выбрать площадку» выберите «В работе».

Проверьте, что значение появилось именно в столбце. Фраза «в работе» внутри описания страницы не заменяет заполненное свойство.

4. Добавьте поле «Срок»

Снова нажмите + справа от свойств. Выберите дату (Date) и назовите поле «Срок». Нажмите ячейку этого столбца у первой задачи и выберите удобную будущую дату.

В ячейке должна появиться дата. Остальным задачам можно назначить другие сроки. Для первого примера достаточно одного заполненного срока.

5. Откройте задачу как страницу

Наведите указатель на название «Выбрать площадку» и нажмите появившуюся кнопку открытия (Open). В открывшейся записи под свойствами добавьте текст: «Нужен зал на 20 человек. Проверить стоимость и доступность на выбранную дату».

Вернитесь в таблицу. Название, статус и срок остались в строке, а подробности сохранились внутри записи. Это позволяет хранить рядом короткие параметры для планирования и длинное описание работы.

6. Добавьте доску по статусам

Нажмите + рядом с названием текущего представления. На узком экране откройте меню названия представления и выберите добавление (Add view). Выберите доску (Board) и назовите её «По этапам».

В настройках группировки (Group) укажите свойство «Статус». Если доска уже сгруппирована по нему, менять ничего не нужно. На экране должны появиться колонки этапов с вашими задачами.

7. Переместите карточку и проверьте таблицу

Перетащите «Выбрать площадку» в колонку «Готово». Затем переключитесь обратно в табличное представление.

У той же задачи должен измениться статус. Количество задач останется прежним: вы изменили одну запись через другой способ отображения.

Когда появится необходимость видеть сроки на сетке месяца, таким же способом добавьте календарь (Calendar) и выберите поле «Срок» как поле даты. Записи без даты на календарной сетке не появятся.

Как проверить, что первая система готова

У вас есть небольшой план, которым уже можно пользоваться: добавлять реальные задачи, менять их состояние и хранить подробности внутри карточек.

Как дать доступ другому человеку

Для совместной работы откройте страницу или базу, которую хотите показать. Нажмите «Поделиться» (Share) справа вверху, введите электронную почту человека и выберите доступ: просмотр (Can view), комментарии (Can comment) или редактирование (Can edit). Нажмите приглашение (Invite).

В меню Share должен появиться приглашённый адрес с выбранным уровнем доступа. Попросите получателя открыть приглашение под нужной учётной записью. Если он может открыть материал и выполнить только разрешённые действия, доступ настроен правильно. Notion описывает этот порядок в инструкции по совместной работе.

Приглашение гостя на отдельную страницу и добавление участника во всё пространство — разные действия. В платном пространстве добавление участников может влиять на оплату; проверьте условия перед приглашением.

Что добавляет ИИ: от вопроса к выполненной работе

Notion Agent может находить сведения в доступных материалах, создавать и изменять страницы, собирать базы с нужными свойствами и готовить сводки. Например, по заметкам проекта он может выделить задачи, а по базе — показать записи, которым требуется внимание.

Это расширяет применение базы знаний: инструкции и материалы становятся контекстом для работы помощника. Вы можете сослаться на конкретную страницу и поручить действие с ней, вместо того чтобы каждый раз переносить текст в отдельный чат.

Если доступ к ИИ есть в вашем аккаунте, откройте чат агента через Notion AI или значок помощника. Добавьте страницу «Мой первый проект» через @ или выбор контекста. Начните с запроса, который ничего не изменяет.

Промпт:

Прочитайте страницу «Мой первый проект». Кратко перечислите цель и уже записанные дела. Отдельно укажите, каких данных не хватает для подготовки мероприятия. Ничего не создавайте и не изменяйте. Не придумывайте бюджет, дату и участников.

Сравните ответ с исходной страницей. Цель и дела должны совпасть с написанным; отсутствующие данные должны быть названы неизвестными. Если агент не видит страницу, проверьте выбранное пространство и добавьте нужную страницу в контекст.

Следующим запросом можно поручить конкретное изменение. Дайте ссылку или упоминание существующей базы, чтобы агент не создавал ещё одну.

Промпт:

В базе «Задачи первого проекта» добавьте одну задачу «Уточнить бюджет мероприятия» со статусом начального этапа. Срок оставьте пустым. Если такая задача уже есть, не создавайте повтор. Остальные записи не меняйте. Покажите ссылку на результат.

После ответа откройте базу и проверьте новую запись. Сообщение в чате само по себе не подтверждает, что задача сохранена правильно.

Личный агент работает в пределах ваших прав. Отдельные пользовательские агенты (Custom Agents) получают собственные разрешения и могут запускаться по событиям или расписанию, например для регулярной сводки. Для них отдельно настраивают источники, разрешённые действия и расписание; перед запуском проверяют условия расхода кредитов. Различие прав описано в официальной справке. Для первого знакомства такой агент не требуется.

Повторяемую инструкцию можно оформить как навык (Skill), например правила подготовки протокола встречи. Про эту возможность есть новость о командных навыках. Навык задаёт порядок работы; запуск по расписанию требует отдельной настройки.

Notion и ChatGPT: два направления подключения

Если вы уже пользуетесь ChatGPT, у вас есть два способа связать его с Notion. В первом случае вы остаётесь в Notion и используете лимиты своей подписки ChatGPT для работы агента. Во втором — открываете и редактируете страницы Notion прямо рядом с разговором в ChatGPT.

Подписка ChatGPT внутри Notion

Вы работаете с документами и базами через Notion Agent, а запросы к выбранной GPT-модели учитываются в вашей подписке ChatGPT. Например, можно попросить агента прочитать страницу проекта, выделить недостающие сведения или добавить согласованную задачу в существующую базу. Материалы остаются в рабочем пространстве, поэтому переносить их в другой чат вручную не требуется.

По официальным условиям Notion, для подключения нужны пространство на тарифе Business или Enterprise, статус участника этого пространства и личная подписка ChatGPT Go, Plus или Pro. Гостям подключение недоступно. Наличие подписки ChatGPT само по себе не заменяет нужный тариф Notion.

Чтобы подключить подписку:

1. В Notion откройте настройки: Settings → Notion AI → Usage.
2. В разделе подключённых подписок (Connected subscriptions) нажмите Connect рядом с ChatGPT.
3. Войдите в свой аккаунт ChatGPT, проверьте условия и разрешите подключение.
4. Вернитесь в Notion Agent и в меню моделей выберите конкретную GPT-модель. Перед отправкой сообщения убедитесь, что меню показывает использование вашей подписки ChatGPT.
5. Для проверки выполните первый запрос из предыдущего раздела — чтение страницы без изменений. Затем проверьте источник расхода и оставшийся лимит.

Подключение также доступно из меню моделей: Subscriptions → Connect ChatGPT plan. Отдельный ключ OpenAI API для него не нужен.

Лимиты остаются общими: подключение Notion не добавляет отдельную квоту. Согласно справке OpenAI, такие запросы учитываются в доступном вашей подписке объёме ChatGPT Work и Codex. В ChatGPT, в Settings → Usage, можно посмотреть расход приложения и задать ему недельный предел. Это особенно полезно, если той же подпиской вы пользуетесь в нескольких инструментах.

Практический смысл этого подключения разобран в материале «Подписку ChatGPT теперь можно использовать в других приложениях».

Страницы Notion внутри ChatGPT

Обратное направление удобно, когда работа уже идёт в ChatGPT. Вы обсуждаете проект или исследуете тему, затем сохраняете результат в страницу или базу Notion и продолжаете редактировать её рядом с чатом. Ту же страницу позже можно открыть в Notion и передать коллегам без создания отдельной копии.

В новости от 2026-11-07 «Notion внутри ChatGPT: круг замкнулся» показан плагин с редактором страниц в чате. По официальной инструкции, панель доступна на любом тарифе Notion; при этом ваш аккаунт ChatGPT должен позволять установку плагина, а настройки организации — разрешать подключение.

Чтобы попробовать:

1. В ChatGPT откройте плагин Notion и установите его, если он ещё не подключён.
2. Войдите в Notion и выберите рабочее пространство. Проверьте запрашиваемый доступ и подтвердите подключение.
3. Начните новый чат. Вставьте ссылку на учебную страницу «Мой первый проект» и попросите открыть её в панели Notion рядом с разговором.
4. Убедитесь, что открылась нужная страница. Измените одну учебную строку вручную или попросите ChatGPT внести конкретную правку.
5. Нажмите Open in Notion и проверьте, что изменение сохранилось на исходной странице.

Если вместо панели ChatGPT прислал только ссылку, уточните: «Откройте эту страницу в панели Notion рядом с чатом». Панель работает в веб-версии и настольном приложении ChatGPT.

Промпт:

Откройте страницу Notion по ссылке, которую я приложил, в панели рядом с чатом. Проверьте, что это «Мой первый проект». Добавьте в конец один пункт «Проверить бюджет» с флажком, если такого пункта ещё нет. Остальной текст не меняйте. Покажите результат на той же странице.

Обычные права Notion продолжают действовать. Плагин может находить и другие доступные вам страницы подключённого пространства, а не только открытую в панели: учитывайте это при выборе рабочего аккаунта. Для изменения общего доступа, оплаты и использования самого Notion AI нужно перейти в Notion. Работа ChatGPT с документом в панели и работа Notion Agent — разные сценарии.

Как это связано с Codex

Codex — инструмент OpenAI для работы с кодом и техническими задачами. Связь с ним здесь двойная: запросы из Notion могут расходовать общий объём подписки, включающий Codex, а документы Notion могут служить рабочими материалами для внешних агентов через MCP. Это протокол, по которому ИИ-приложение получает инструменты для работы с другим сервисом; плагин Notion в ChatGPT использует именно подключение Notion MCP.

Пример такой работы есть в статье «Как я вместе с Codex перевёл Plaud → Notion на официальный MCP»: там разобрана техническая задача с сохранением расшифровок и проверкой результата. Это следующий уровень после первой страницы и базы. Для начала достаточно выбрать удобное место работы: Notion с подключённой подпиской ChatGPT или ChatGPT с открытой страницей Notion.

Что ещё можно подключить, когда освоитесь

У современного Notion есть несколько направлений развития, которые полезно различать:

• Поиск по рабочим материалам. Подключения к другим приложениям расширяют доступный агенту контекст. Для этого нужны поддерживаемое подключение и разрешения; сам факт наличия файла в другом сервисе не делает его видимым в Notion.
• Почта и встречи. При доступных подключениях агент может помогать с письмами и календарём. Заметки встреч с ИИ помогают фиксировать обсуждение; запись включайте с учётом согласия участников и правил вашей команды.
• Формы и автоматизация. Форма Notion сохраняет ответы в связанную базу. Правила автоматизации выполняют заранее заданные действия, а отдельный агент может разбирать содержание по инструкции. Это разные способы организовать работу.
• Внешние ИИ-инструменты. Через специальное подключение можно работать с доступными страницами из другого ИИ-приложения. Порядок подключения вынесен в руководство по Notion MCP; новичку оно не нужно для создания первой базы.

Примеры развития продукта собраны в обзоре Notion 3.6: там есть внешние агенты и интерактивные блоки. Обзор показывает направления развития, но не означает, что каждая функция уже включена в вашем аккаунте. Доступность зависит от тарифа, настроек и этапа внедрения.

Полезные сценарии после первого упражнения

Личный проект: видеть следующий шаг

Возьмите одно реальное дело: переезд, обучение или подготовку мероприятия. Запишите цель на странице, а действия внесите в уже созданную базу. Назначьте сроки только тем задачам, где они нужны, и раз в день обновляйте статусы.

Результат: вы видите незавершённые действия и можете открыть подробности каждого. Для короткого списка покупок отдельная база обычно избыточна; достаточно списка с флажками.

Клиентские заявки: собрать ответы в одном месте

Подготовьте перечень вопросов: имя, контакт и описание запроса. Создайте отдельную базу заявок и добавьте к ней представление формы (Form) через + рядом с представлениями. Проверьте вопросы и настройки доступа, затем отправьте тестовый ответ через предварительный просмотр формы.

Результат: тестовая заявка появляется как запись в базе. Публичную ссылку выдавайте только после проверки, что она открывает форму и не раскрывает чужие ответы. Такой подход подходит для небольшого потока заявок; перед хранением персональных данных проверьте требования к их обработке и доступность сервиса.

Командные знания: находить актуальную инструкцию

Возьмите один повторяющийся вопрос, например порядок подготовки встречи. Создайте страницу с последовательностью действий, укажите ответственного за актуальность и откройте коллегам нужный доступ. Проверьте на одном человеке, может ли он выполнить задачу по этому документу.

Результат: у команды есть проверенная инструкция с понятным владельцем. Позже агент сможет использовать доступный ему документ для ответов и подготовки материалов. Если инструкция устарела, ИИ может воспроизвести устаревший порядок; сначала обновите источник.

Частые затруднения

В таблице нельзя открыть запись страницей. Вероятно, создана простая таблица. Для упражнения нужна база с представлениями и свойствами. Создайте новую пустую базу и перенесите в неё три учебные задачи.

Карточки на доске сгруппированы странно. Откройте Group и выберите «Статус». Доска может быть сгруппирована по другому свойству.

В календаре нет задачи. Проверьте, заполнен ли «Срок» и выбрано ли это поле для календаря. Затем проверьте фильтры представления.

Коллега получил ссылку, но не видит страницу. Откройте Share, проверьте приглашённый адрес и уровень доступа. Копирование ссылки само по себе не выдаёт разрешение.

Нет ИИ или нужной функции. Проверьте план, доступные кредиты и настройки пространства. Пример с таблицей можно продолжить вручную.

Появилось слишком много страниц и шаблонов. Оставьте один рабочий проект и одну нужную ему базу. Подключайте следующий элемент, когда сможете назвать задачу, которую он решает.

Где проходят границы Notion

Notion удобен, когда нужно связать материалы с задачами и организовать совместную работу. Для локального архива файлов, сложного бухгалтерского учёта или обработки очень больших массивов данных могут понадобиться другие инструменты. Сервис также требует учитывать доступность аккаунта и правила хранения данных.

Знакомство через заметки или сравнение с Obsidian не показывает все эти сценарии. Оценивать Notion полезнее по конкретной работе: можете ли вы найти нужный документ, увидеть состояние проекта, принять заявку и проверить действие агента. Одновременно использовать все возможности не требуется.

Начните с созданной базы: замените учебные задачи реальными и пройдите один проект от первого действия до завершения. После этого будет понятно, чего вам не хватает: календаря, общей инструкции, формы или помощи ИИ.

Следующий шаг

Разобраться, как выбирать поля, связывать записи и строить рабочую систему: Notion как рабочая база, а не просто заметки.

Если вы хотите перенести в Notion рабочий процесс, начните обсуждение с одной задачи и материалов, которыми уже пользуетесь. По ним проще определить, какая структура нужна вам или команде.

Если захотите обсудить, как это применить у себя или в команде — пишите в Telegram @pimenov